Política de Privacidad

1. Información General

Pine CRM (en adelante "Pine", "nosotros" o "la plataforma"), operado por C-Level S.A.S., con domicilio en Colombia, se compromete a proteger la privacidad de sus usuarios. Esta política describe cómo recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos su información personal cuando utiliza nuestra plataforma de gestión empresarial con inteligencia artificial.

2. Información que Recopilamos

2.1 Información proporcionada directamente:

• Nombre completo y datos de contacto (correo electrónico, teléfono)
• Nombre de la empresa y cargo
• Credenciales de acceso (contraseña cifrada)
• Información de facturación y pago
• Respuestas al cuestionario de onboarding empresarial

2.2 Información recopilada automáticamente:

• Dirección IP y datos de geolocalización aproximada
• Tipo de navegador y sistema operativo
• Páginas visitadas y tiempo de permanencia
• Identificadores de dispositivo

2.3 Información generada por el uso del servicio:

• Registros de actividad dentro de la plataforma
• Datos de contactos y clientes que el usuario ingrese en el CRM
• Grabaciones de llamadas y transcripciones (cuando el módulo de Contact Center está activo)
• Conversaciones de chat y mensajería
• Transcripciones y capturas de reuniones de Google Meet, Zoom o Microsoft Teams (cuando se utiliza la extensión de navegador ARIA; ver sección 15)

3. Uso de la Información

Utilizamos la información recopilada para:

• Proveer, mantener y mejorar nuestros servicios
• Personalizar la experiencia del usuario mediante inteligencia artificial
• Generar recomendaciones de productos y planes adecuados a su negocio
• Procesar pagos y gestionar suscripciones
• Enviar comunicaciones transaccionales (confirmaciones, alertas de seguridad)
• Enviar comunicaciones comerciales (solo con consentimiento previo)
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias
• Prevenir fraudes y garantizar la seguridad de la plataforma

4. Inteligencia Artificial y Análisis de Datos

Pine utiliza modelos de inteligencia artificial para analizar las respuestas del onboarding empresarial y generar recomendaciones personalizadas. Este análisis se realiza de forma automatizada con el objetivo de ofrecer el plan y las funcionalidades más adecuadas para cada negocio.

Los datos enviados a proveedores de IA (como Anthropic o OpenAI) se procesan de forma anonimizada y no se utilizan para entrenar modelos de terceros. Siempre puede solicitar que sus datos no sean procesados por IA, en cuyo caso se utilizará un sistema de reglas de negocio predefinidas. En la sección 7 encontrarás la lista de subprocesadores de IA que pueden intervenir en el tratamiento.

5. Integraciones con WhatsApp Business y Meta

Pine permite a sus usuarios conectar su propia cuenta de WhatsApp Business (WABA) a través de la plataforma de Meta. Esta integración usa los servicios oficiales de Meta Platforms, Inc. ("Meta") y se rige adicionalmente por las Condiciones de Meta para WhatsApp Business, las Condiciones de la API de mensajes de marketing para WhatsApp, las Condiciones de hospedaje de Meta para la API de la nube y la Política de mensajería empresarial de WhatsApp.

5.1 Datos que se procesan al conectar una WABA:

Cuando el usuario conecta su WABA a Pine mediante el flujo de registro integrado de Meta (Embedded Signup) o mediante configuración manual con credenciales de la API en la nube:

• Identificadores de la cuenta de WhatsApp Business (WABA ID, Phone Number ID, número verificado, nombre del negocio).
• Tokens de acceso emitidos por Meta para operar la API en nombre del usuario, almacenados cifrados en reposo (AES-256-GCM).
• Mensajes entrantes y salientes intercambiados a través del canal, incluyendo texto, contenido multimedia (imágenes, documentos, audio, video), estados de entrega y lectura.
• Información de perfil de los contactos que escriben al negocio (nombre público de WhatsApp y número de teléfono).
• Métricas operativas de la WABA (calidad del número, plantillas aprobadas, límites de mensajería).

5.2 Uso de estos datos:

Los datos de WhatsApp se utilizan exclusivamente para:

• Permitir al usuario enviar y recibir mensajes desde el Inbox unificado de Pine.
• Crear, sincronizar y enviar plantillas de mensajes aprobadas por Meta.
• Mostrar al usuario el estado operativo de su WABA dentro del panel administrativo de Pine.
• Permitir a los agentes de servicio del usuario responder dentro de la ventana de servicio al cliente de 24 horas o mediante plantillas fuera de ella.

5.3 Aislamiento entre cuentas:

Cada cliente de Pine opera con su propia WABA conectada en un tenant aislado. Pine no comparte mensajes, contactos, tokens ni cualquier otro dato de WhatsApp entre tenants. El acceso a la información de una WABA está restringido a usuarios autorizados dentro del tenant que la conectó.

5.4 Lo que NO hacemos con datos de WhatsApp:

• No vendemos información de WhatsApp a terceros.
• No utilizamos contenido de mensajes para entrenar modelos de inteligencia artificial propios ni de terceros.
• No usamos datos de WhatsApp para publicidad dirigida en Meta ni en otras plataformas.
• No compartimos información de WhatsApp con otros clientes de Pine.

5.5 Desconexión:

El usuario puede desconectar su WABA de Pine en cualquier momento desde la sección "Canales" del panel administrativo. Al desconectar, Pine deja de recibir mensajes nuevos del número, revoca su acceso a la WABA y elimina el token cifrado almacenado. El historial de mensajes previos se conserva conforme a la sección de Retención de Datos.

5.6 Cumplimiento de políticas de Meta:

Pine cumple con las Condiciones de la Plataforma de Meta, la Política de mensajería empresarial de WhatsApp y los lineamientos de Meta para proveedores de tecnología (Tech Provider). El uso indebido del canal de WhatsApp por parte de un usuario de Pine (spam, mensajes no solicitados, violación de políticas) puede resultar en suspensión del canal por parte de Meta y, consecuentemente, en la imposibilidad de Pine de prestar el servicio respecto de esa WABA.

6. Datos de Google (Calendar, Sheets y Ads)

Pine permite a cada usuario conectar, de forma opcional, su propia cuenta de Google para habilitar el agendamiento en Google Calendar, la lectura o escritura de hojas de cálculo en Google Sheets y la gestión de sus propias campañas publicitarias en Google Ads. La conexión se realiza mediante el flujo oficial de Google OAuth 2.0: tú autorizas el acceso desde tu cuenta de Google y en ningún momento le entregas tu contraseña a Pine.

6.1 A qué datos de Google accede Pine:

• Google Calendar: los eventos y la disponibilidad (información de ocupado/libre, "free/busy") del calendario del usuario, con los permisos mínimos calendar.events y calendar.freebusy. Con estos permisos Pine consulta la disponibilidad del agente, crea, actualiza o cancela eventos de citas y agrega el enlace de Google Meet.
• Google Sheets: únicamente el contenido de las hojas de cálculo que tú eliges de forma explícita mediante el selector de Google (Google Picker). Pine no explora tu Google Drive: con el permiso drive.file solo puede ver los archivos que tú seleccionas, y con el permiso spreadsheets lee y escribe los valores de esas hojas para sincronizarlas con el CRM.
• Google Ads: únicamente la cuenta publicitaria de Google Ads que tú conectas, con el permiso adwords. Con este permiso Pine gestiona tus propias campañas desde el CRM: crea presupuestos y campañas de búsqueda (que se crean en estado pausado), grupos de anuncios, palabras clave y anuncios de búsqueda adaptables, y lee las métricas de rendimiento. Pine actúa siempre sobre tu propia cuenta y bajo tu control; no accede a las cuentas de Google Ads de otras personas.

6.2 Para qué usamos estos datos:

Los datos de Google se usan exclusivamente para prestarte la funcionalidad que activaste: agendar y gestionar citas en tu calendario, sincronizar la información de las hojas que conectaste y gestionar tus propias campañas de Google Ads desde el CRM. La disponibilidad del agente de citas se calcula dentro de Pine; ningún dato de tu Google Calendar, Sheets o Google Ads se envía a modelos de inteligencia artificial.

6.3 Dónde se almacenan:

Los tokens de acceso de Google se guardan cifrados en reposo (AES-256-GCM) y nunca en texto plano ni en registros (logs). Los datos derivados de Google (eventos de citas, valores sincronizados de las hojas) se almacenan en una base de datos aislada por tenant: cada organización solo puede ver sus propios datos y Pine no comparte esta información entre tenants.

6.4 Con quién se comparten:

Solo con los subprocesadores estrictamente necesarios para operar el servicio (ver sección 7) y con Google, para ejecutar las operaciones que tú solicitas sobre tu propia cuenta. No compartimos tus datos de Google con ningún otro tercero.

6.5 Lo que NO hacemos con datos de Google:

• No vendemos tus datos de Google.
• No los compartimos entre distintos tenants ni con otros clientes de Pine.
• No los usamos para publicidad dirigida.
• No los usamos ni los transferimos para entrenar modelos de inteligencia artificial generalizados propios ni de terceros.

6.6 Cómo revocar el acceso:

Puedes desconectar tu cuenta de Google en cualquier momento desde la sección de Integraciones o Agendamientos del panel de Pine; al hacerlo eliminamos el token cifrado y dejamos de acceder a tu Calendar y tus Sheets. Además, puedes revocar el permiso directamente desde tu cuenta de Google en myaccount.google.com/permissions.

7. Subprocesadores de Inteligencia Artificial

Para prestar las funciones de inteligencia artificial del CRM (generación de texto, análisis, transcripción y voz), Pine puede procesar datos de tu cuenta a través de los siguientes subprocesadores de IA:

• Google (Gemini) — generación y análisis de texto e imágenes.
• OpenAI — generación y análisis de texto, voz y transcripción.
• Anthropic (Claude) — generación y análisis de texto.
• ElevenLabs — síntesis y procesamiento de voz.

Estos subprocesadores tratan la información únicamente para devolvernos el resultado que tú solicitas y se contratan bajo términos que no permiten usar los datos del cliente para entrenar sus modelos. Ningún dato de tu Google Calendar, Google Sheets o Google Ads se envía a estos subprocesadores (ver sección 6.2).

8. Compartición de Datos con Terceros

No vendemos información personal. Compartimos datos únicamente con:

• Proveedores de servicios: procesadores de pago (Wompi), servicios de correo (SendGrid), proveedores de IA (ver sección 7), servicios de telefonía
• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Platform): cuando el usuario conecta su WABA, los mensajes y datos asociados se intercambian con los servidores de Meta para su entrega y procesamiento de la API.
• Google LLC (Calendar, Sheets y Ads): cuando el usuario conecta su cuenta de Google, las operaciones de Calendar, Sheets y Google Ads se ejecutan contra los servidores de Google sobre la propia cuenta del usuario.
• Obligaciones legales: cuando sea requerido por ley, orden judicial o autoridad competente
• Con su consentimiento: cualquier compartición adicional requiere autorización expresa

9. Almacenamiento y Seguridad

Los datos se almacenan en servidores seguros con cifrado en tránsito (TLS/SSL) y en reposo. Las contraseñas se almacenan con hash bcrypt y nunca en texto plano. Los tokens de acceso de terceros (Meta, Google) se cifran en reposo con AES-256-GCM. Implementamos medidas de seguridad técnicas y organizativas para proteger su información contra acceso no autorizado, alteración, divulgación o destrucción.

10. Retención de Datos

Conservamos su información personal mientras mantenga una cuenta activa en Pine o mientras sea necesario para proveer los servicios contratados. Tras la cancelación de la cuenta, los datos se conservan por un periodo de 30 días para permitir la recuperación, y posteriormente se eliminan de forma segura, salvo que exista una obligación legal de conservarlos por mayor tiempo.

11. Derechos del Usuario

De acuerdo con la legislación colombiana (Ley 1581 de 2012) y demás normativa aplicable, usted tiene derecho a:

• Acceso: conocer los datos personales que tenemos sobre usted
• Rectificación: corregir datos inexactos o incompletos
• Cancelación: solicitar la eliminación de sus datos
• Oposición: oponerse al tratamiento de sus datos para fines específicos
• Portabilidad: obtener una copia de sus datos en formato estructurado
• Revocación: revocar la autorización otorgada para el tratamiento de datos

Para ejercer estos derechos, escriba a privacidad@pine.lat.

12. Contenido Subido por el Cliente

El contenido que tú subes o conectas a Pine —hojas de cálculo, imágenes, archivos, documentos y fotos de campañas, entre otros— es de tu responsabilidad. Tú declaras contar con los derechos y las autorizaciones necesarias para cargar y tratar ese contenido en la plataforma.

Respecto de dicho contenido, Pine actúa como encargado del tratamiento (procesador) y lo trata únicamente siguiendo tus instrucciones y para prestarte el servicio. Pine no reclama propiedad sobre tu contenido, no lo reutiliza para fines propios y no lo emplea para entrenar modelos de inteligencia artificial. Cuando cancelas tu cuenta o eliminas ese contenido, se elimina conforme a la sección 10.

13. Cookies y Tecnologías Similares

Utilizamos cookies esenciales para el funcionamiento de la plataforma (sesión, autenticación). Las cookies analíticas solo se activan con su consentimiento. Puede gestionar sus preferencias de cookies en cualquier momento desde la configuración de su navegador.

14. Modificaciones a esta Política

Nos reservamos el derecho de actualizar esta política. En caso de cambios significativos, notificaremos a los usuarios a través de la plataforma o por correo electrónico con al menos 15 días de anticipación. El uso continuado del servicio tras la notificación constituye aceptación de los cambios.

15. Extensión de navegador ARIA (Asistente de Reuniones)

Pine ofrece una extensión de navegador (Google Chrome) llamada ARIA, que actúa como asistente de reuniones. La extensión funciona únicamente en las páginas de reunión de Google Meet, Zoom y Microsoft Teams, y en la instancia de Pine CRM del usuario; no se activa en ninguna otra página.

15.1 Datos que procesa la extensión:

• Subtítulos o transcripción en vivo que la propia plataforma de reunión (Meet, Zoom o Teams) muestra durante la llamada, para generar el acta de la reunión.
• Capturas de pantalla de la pestaña de la reunión, únicamente cuando el usuario las solicita con el botón de captura.
• Credenciales de sesión del usuario en Pine CRM, para autenticar las solicitudes a la plataforma.

15.2 Uso de estos datos:

La transcripción y las capturas se envían únicamente a la cuenta de Pine CRM del propio usuario para:

• Guardar la reunión y su transcripción en el módulo de Reuniones.
• Generar resúmenes y actas con inteligencia artificial.
• Responder preguntas en el chat asistido usando el contexto de la reunión.

15.3 Almacenamiento local:

La extensión guarda en el navegador del usuario únicamente su configuración, su sesión y un borrador temporal de la transcripción en curso (para no perderla si se cierra la pestaña). No conserva la transcripción de forma permanente en el navegador.

15.4 Lo que NO hacemos:

• No vendemos las transcripciones ni las capturas a terceros.
• No usamos el contenido de las reuniones para entrenar modelos de inteligencia artificial propios ni de terceros.
• No accedemos a páginas distintas de las reuniones soportadas y la instancia de Pine del usuario.

15.5 Control del usuario:

El usuario puede desactivar el inicio automático de la transcripción, pausarla o cerrar la extensión en cualquier momento. Estos datos se asocian únicamente a la organización (tenant) del usuario y se tratan bajo las mismas reglas de seguridad y retención descritas en esta política.

16. Contacto

Para consultas sobre privacidad, puede contactarnos en:
Correo: privacidad@pine.lat
Sitio web: pine.lat