Politica de Privacidad

1. Informacion General

Pine CRM (en adelante "Pine", "nosotros" o "la plataforma"), operado por C-Level S.A.S., con domicilio en Colombia, se compromete a proteger la privacidad de sus usuarios. Esta politica describe como recopilamos, usamos, almacenamos y protegemos su informacion personal cuando utiliza nuestra plataforma de gestion empresarial con inteligencia artificial.

2. Informacion que Recopilamos

2.1 Informacion proporcionada directamente:

• Nombre completo y datos de contacto (correo electronico, telefono)
• Nombre de la empresa y cargo
• Credenciales de acceso (contrasena cifrada)
• Informacion de facturacion y pago
• Respuestas al cuestionario de onboarding empresarial

2.2 Informacion recopilada automaticamente:

• Direccion IP y datos de geolocalizacion aproximada
• Tipo de navegador y sistema operativo
• Paginas visitadas y tiempo de permanencia
• Identificadores de dispositivo

2.3 Informacion generada por el uso del servicio:

• Registros de actividad dentro de la plataforma
• Datos de contactos y clientes que el usuario ingrese en el CRM
• Grabaciones de llamadas y transcripciones (cuando el modulo de Contact Center esta activo)
• Conversaciones de chat y mensajeria
• Transcripciones y capturas de reuniones de Google Meet, Zoom o Microsoft Teams (cuando se utiliza la extension de navegador ARIA; ver seccion 15)

3. Uso de la Informacion

Utilizamos la informacion recopilada para:

• Proveer, mantener y mejorar nuestros servicios
• Personalizar la experiencia del usuario mediante inteligencia artificial
• Generar recomendaciones de productos y planes adecuados a su negocio
• Procesar pagos y gestionar suscripciones
• Enviar comunicaciones transaccionales (confirmaciones, alertas de seguridad)
• Enviar comunicaciones comerciales (solo con consentimiento previo)
• Cumplir con obligaciones legales y regulatorias
• Prevenir fraudes y garantizar la seguridad de la plataforma

4. Inteligencia Artificial y Analisis de Datos

Pine utiliza modelos de inteligencia artificial para analizar las respuestas del onboarding empresarial y generar recomendaciones personalizadas. Este analisis se realiza de forma automatizada con el objetivo de ofrecer el plan y las funcionalidades mas adecuadas para cada negocio.

Los datos enviados a proveedores de IA (como Anthropic o OpenAI) se procesan de forma anonimizada y no se utilizan para entrenar modelos de terceros. Siempre puede solicitar que sus datos no sean procesados por IA, en cuyo caso se utilizara un sistema de reglas de negocio predefinidas. En la seccion 7 encontraras la lista de subprocesadores de IA que pueden intervenir en el tratamiento.

5. Integraciones con WhatsApp Business y Meta

Pine permite a sus usuarios conectar su propia cuenta de WhatsApp Business (WABA) a traves de la plataforma de Meta. Esta integracion usa los servicios oficiales de Meta Platforms, Inc. ("Meta") y se rige adicionalmente por las Condiciones de Meta para WhatsApp Business, las Condiciones de la API de mensajes de marketing para WhatsApp, las Condiciones de hospedaje de Meta para la API de la nube y la Politica de mensajeria empresarial de WhatsApp.

5.1 Datos que se procesan al conectar una WABA:

Cuando el usuario conecta su WABA a Pine mediante el flujo de registro integrado de Meta (Embedded Signup) o mediante configuracion manual con credenciales de la API en la nube:

• Identificadores de la cuenta de WhatsApp Business (WABA ID, Phone Number ID, numero verificado, nombre del negocio).
• Tokens de acceso emitidos por Meta para operar la API en nombre del usuario, almacenados cifrados en reposo (AES-256-GCM).
• Mensajes entrantes y salientes intercambiados a traves del canal, incluyendo texto, contenido multimedia (imagenes, documentos, audio, video), estados de entrega y lectura.
• Informacion de perfil de los contactos que escriben al negocio (nombre publico de WhatsApp y numero de telefono).
• Metricas operativas de la WABA (calidad del numero, plantillas aprobadas, limites de mensajeria).

5.2 Uso de estos datos:

Los datos de WhatsApp se utilizan exclusivamente para:

• Permitir al usuario enviar y recibir mensajes desde el Inbox unificado de Pine.
• Crear, sincronizar y enviar plantillas de mensajes aprobadas por Meta.
• Mostrar al usuario el estado operativo de su WABA dentro del panel administrativo de Pine.
• Permitir a los agentes de servicio del usuario responder dentro de la ventana de servicio al cliente de 24 horas o mediante plantillas fuera de ella.

5.3 Aislamiento entre cuentas:

Cada cliente de Pine opera con su propia WABA conectada en un tenant aislado. Pine no comparte mensajes, contactos, tokens ni cualquier otro dato de WhatsApp entre tenants. El acceso a la informacion de una WABA esta restringido a usuarios autorizados dentro del tenant que la conecto.

5.4 Lo que NO hacemos con datos de WhatsApp:

• No vendemos informacion de WhatsApp a terceros.
• No utilizamos contenido de mensajes para entrenar modelos de inteligencia artificial propios ni de terceros.
• No usamos datos de WhatsApp para publicidad dirigida en Meta ni en otras plataformas.
• No compartimos informacion de WhatsApp con otros clientes de Pine.

5.5 Desconexion:

El usuario puede desconectar su WABA de Pine en cualquier momento desde la seccion "Canales" del panel administrativo. Al desconectar, Pine deja de recibir mensajes nuevos del numero, revoca su acceso a la WABA y elimina el token cifrado almacenado. El historial de mensajes previos se conserva conforme a la seccion de Retencion de Datos.

5.6 Cumplimiento de politicas de Meta:

Pine cumple con las Condiciones de la Plataforma de Meta, la Politica de mensajeria empresarial de WhatsApp y los lineamientos de Meta para proveedores de tecnologia (Tech Provider). El uso indebido del canal de WhatsApp por parte de un usuario de Pine (spam, mensajes no solicitados, violacion de politicas) puede resultar en suspension del canal por parte de Meta y, consecuentemente, en la imposibilidad de Pine de prestar el servicio respecto de esa WABA.

6. Datos de Google (Calendar, Sheets y Ads)

Pine permite a cada usuario conectar, de forma opcional, su propia cuenta de Google para habilitar el agendamiento en Google Calendar, la lectura o escritura de hojas de calculo en Google Sheets y la gestion de sus propias campanas publicitarias en Google Ads. La conexion se realiza mediante el flujo oficial de Google OAuth 2.0: tu autorizas el acceso desde tu cuenta de Google y en ningun momento le entregas tu contrasena a Pine.

6.1 A que datos de Google accede Pine:

• Google Calendar: los eventos y la disponibilidad (informacion de ocupado/libre, "free/busy") del calendario del usuario, con los permisos minimos calendar.events y calendar.freebusy. Con estos permisos Pine consulta la disponibilidad del agente, crea, actualiza o cancela eventos de citas y agrega el enlace de Google Meet.
• Google Sheets: unicamente el contenido de las hojas de calculo que tu eliges de forma explicita mediante el selector de Google (Google Picker). Pine no explora tu Google Drive: con el permiso drive.file solo puede ver los archivos que tu seleccionas, y con el permiso spreadsheets lee y escribe los valores de esas hojas para sincronizarlas con el CRM.
• Google Ads: unicamente la cuenta publicitaria de Google Ads que tu conectas, con el permiso adwords. Con este permiso Pine gestiona tus propias campanas desde el CRM: crea presupuestos y campanas de busqueda (que se crean en estado pausado), grupos de anuncios, palabras clave y anuncios de busqueda adaptables, y lee las metricas de rendimiento. Pine actua siempre sobre tu propia cuenta y bajo tu control; no accede a las cuentas de Google Ads de otras personas.

6.2 Para que usamos estos datos:

Los datos de Google se usan exclusivamente para prestarte la funcionalidad que activaste: agendar y gestionar citas en tu calendario, sincronizar la informacion de las hojas que conectaste y gestionar tus propias campanas de Google Ads desde el CRM. La disponibilidad del agente de citas se calcula dentro de Pine; ningun dato de tu Google Calendar, Sheets o Google Ads se envia a modelos de inteligencia artificial.

6.3 Donde se almacenan:

Los tokens de acceso de Google se guardan cifrados en reposo (AES-256-GCM) y nunca en texto plano ni en registros (logs). Los datos derivados de Google (eventos de citas, valores sincronizados de las hojas) se almacenan en una base de datos aislada por tenant: cada organizacion solo puede ver sus propios datos y Pine no comparte esta informacion entre tenants.

6.4 Con quien se comparten:

Solo con los subprocesadores estrictamente necesarios para operar el servicio (ver seccion 7) y con Google, para ejecutar las operaciones que tu solicitas sobre tu propia cuenta. No compartimos tus datos de Google con ningun otro tercero.

6.5 Lo que NO hacemos con datos de Google:

• No vendemos tus datos de Google.
• No los compartimos entre distintos tenants ni con otros clientes de Pine.
• No los usamos para publicidad dirigida.
• No los usamos ni los transferimos para entrenar modelos de inteligencia artificial generalizados propios ni de terceros.

6.6 Como revocar el acceso:

Puedes desconectar tu cuenta de Google en cualquier momento desde la seccion de Integraciones o Agendamientos del panel de Pine; al hacerlo eliminamos el token cifrado y dejamos de acceder a tu Calendar y tus Sheets. Ademas, puedes revocar el permiso directamente desde tu cuenta de Google en myaccount.google.com/permissions.

7. Subprocesadores de Inteligencia Artificial

Para prestar las funciones de inteligencia artificial del CRM (generacion de texto, analisis, transcripcion y voz), Pine puede procesar datos de tu cuenta a traves de los siguientes subprocesadores de IA:

• Google (Gemini) — generacion y analisis de texto e imagenes.
• OpenAI — generacion y analisis de texto, voz y transcripcion.
• Anthropic (Claude) — generacion y analisis de texto.
• ElevenLabs — sintesis y procesamiento de voz.

Estos subprocesadores tratan la informacion unicamente para devolvernos el resultado que tu solicitas y se contratan bajo terminos que no permiten usar los datos del cliente para entrenar sus modelos. Ningun dato de tu Google Calendar, Google Sheets o Google Ads se envia a estos subprocesadores (ver seccion 6.2).

8. Comparticion de Datos con Terceros

No vendemos informacion personal. Compartimos datos unicamente con:

• Proveedores de servicios: procesadores de pago (Wompi), servicios de correo (SendGrid), proveedores de IA (ver seccion 7), servicios de telefonia
• Meta Platforms, Inc. (WhatsApp Business Platform): cuando el usuario conecta su WABA, los mensajes y datos asociados se intercambian con los servidores de Meta para su entrega y procesamiento de la API.
• Google LLC (Calendar, Sheets y Ads): cuando el usuario conecta su cuenta de Google, las operaciones de Calendar, Sheets y Google Ads se ejecutan contra los servidores de Google sobre la propia cuenta del usuario.
• Obligaciones legales: cuando sea requerido por ley, orden judicial o autoridad competente
• Con su consentimiento: cualquier comparticion adicional requiere autorizacion expresa

9. Almacenamiento y Seguridad

Los datos se almacenan en servidores seguros con cifrado en transito (TLS/SSL) y en reposo. Las contrasenas se almacenan con hash bcrypt y nunca en texto plano. Los tokens de acceso de terceros (Meta, Google) se cifran en reposo con AES-256-GCM. Implementamos medidas de seguridad tecnicas y organizativas para proteger su informacion contra acceso no autorizado, alteracion, divulgacion o destruccion.

10. Retencion de Datos

Conservamos su informacion personal mientras mantenga una cuenta activa en Pine o mientras sea necesario para proveer los servicios contratados. Tras la cancelacion de la cuenta, los datos se conservan por un periodo de 30 dias para permitir la recuperacion, y posteriormente se eliminan de forma segura, salvo que exista una obligacion legal de conservarlos por mayor tiempo.

11. Derechos del Usuario

De acuerdo con la legislacion colombiana (Ley 1581 de 2012) y demas normativa aplicable, usted tiene derecho a:

• Acceso: conocer los datos personales que tenemos sobre usted
• Rectificacion: corregir datos inexactos o incompletos
• Cancelacion: solicitar la eliminacion de sus datos
• Oposicion: oponerse al tratamiento de sus datos para fines especificos
• Portabilidad: obtener una copia de sus datos en formato estructurado
• Revocacion: revocar la autorizacion otorgada para el tratamiento de datos

Para ejercer estos derechos, escriba a privacidad@pine.lat.

12. Contenido Subido por el Cliente

El contenido que tu subes o conectas a Pine —hojas de calculo, imagenes, archivos, documentos y fotos de campanas, entre otros— es de tu responsabilidad. Tu declaras contar con los derechos y las autorizaciones necesarias para cargar y tratar ese contenido en la plataforma.

Respecto de dicho contenido, Pine actua como encargado del tratamiento (procesador) y lo trata unicamente siguiendo tus instrucciones y para prestarte el servicio. Pine no reclama propiedad sobre tu contenido, no lo reutiliza para fines propios y no lo emplea para entrenar modelos de inteligencia artificial. Cuando cancelas tu cuenta o eliminas ese contenido, se elimina conforme a la seccion 10.

13. Cookies y Tecnologias Similares

Utilizamos cookies esenciales para el funcionamiento de la plataforma (sesion, autenticacion). Las cookies analiticas solo se activan con su consentimiento. Puede gestionar sus preferencias de cookies en cualquier momento desde la configuracion de su navegador.

14. Modificaciones a esta Politica

Nos reservamos el derecho de actualizar esta politica. En caso de cambios significativos, notificaremos a los usuarios a traves de la plataforma o por correo electronico con al menos 15 dias de anticipacion. El uso continuado del servicio tras la notificacion constituye aceptacion de los cambios.

15. Extension de navegador ARIA (Asistente de Reuniones)

Pine ofrece una extension de navegador (Google Chrome) llamada ARIA, que actua como asistente de reuniones. La extension funciona unicamente en las paginas de reunion de Google Meet, Zoom y Microsoft Teams, y en la instancia de Pine CRM del usuario; no se activa en ninguna otra pagina.

15.1 Datos que procesa la extension:

• Subtitulos o transcripcion en vivo que la propia plataforma de reunion (Meet, Zoom o Teams) muestra durante la llamada, para generar el acta de la reunion.
• Capturas de pantalla de la pestana de la reunion, unicamente cuando el usuario las solicita con el boton de captura.
• Credenciales de sesion del usuario en Pine CRM, para autenticar las solicitudes a la plataforma.

15.2 Uso de estos datos:

La transcripcion y las capturas se envian unicamente a la cuenta de Pine CRM del propio usuario para:

• Guardar la reunion y su transcripcion en el modulo de Reuniones.
• Generar resumenes y actas con inteligencia artificial.
• Responder preguntas en el chat asistido usando el contexto de la reunion.

15.3 Almacenamiento local:

La extension guarda en el navegador del usuario unicamente su configuracion, su sesion y un borrador temporal de la transcripcion en curso (para no perderla si se cierra la pestana). No conserva la transcripcion de forma permanente en el navegador.

15.4 Lo que NO hacemos:

• No vendemos las transcripciones ni las capturas a terceros.
• No usamos el contenido de las reuniones para entrenar modelos de inteligencia artificial propios ni de terceros.
• No accedemos a paginas distintas de las reuniones soportadas y la instancia de Pine del usuario.

15.5 Control del usuario:

El usuario puede desactivar el inicio automatico de la transcripcion, pausarla o cerrar la extension en cualquier momento. Estos datos se asocian unicamente a la organizacion (tenant) del usuario y se tratan bajo las mismas reglas de seguridad y retencion descritas en esta politica.

16. Contacto

Para consultas sobre privacidad, puede contactarnos en:
Correo: privacidad@pine.lat
Sitio web: pine.lat