Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del Tratamiento

Razón social: C-Level S.A.S.
NIT: 902002139-6
Domicilio: Colombia
Correo electrónico: datos@pine.lat
Sitio web: pine.lat

2. Marco Legal

Esta política se rige por la Constitución Política de Colombia (Art. 15), la Ley Estatutaria 1581 de 2012 (Ley de Protección de Datos Personales), el Decreto 1377 de 2013 (reglamentario), y demás normas concordantes que regulan el derecho de habeas data y la protección de datos personales.

3. Definiciones

• Dato personal: cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona natural determinada o determinable
• Titular: persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento
• Tratamiento: cualquier operación sobre datos personales (recolección, almacenamiento, uso, circulación, supresión)
• Responsable: persona que decide sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos (C-Level S.A.S.)
• Encargado: persona que realiza el tratamiento por cuenta del responsable
• Autorización: consentimiento previo, expreso e informado del titular para el tratamiento de datos
• Dato sensible: dato que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación

4. Principios del Tratamiento

El tratamiento de datos personales se rige por los siguientes principios:

• Legalidad: el tratamiento se sujeta a la ley vigente
• Finalidad: el tratamiento obedece a una finalidad legítima, informada al titular
• Libertad: el tratamiento solo puede ejercerse con consentimiento previo, expreso e informado
• Veracidad: la información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta y actualizada
• Transparencia: el titular puede obtener información sobre la existencia de datos que le conciernan
• Acceso y circulación restringida: el tratamiento se sujeta a límites derivados de la naturaleza de los datos
• Seguridad: los datos se manejan con medidas técnicas, humanas y administrativas de seguridad
• Confidencialidad: las personas que intervienen en el tratamiento están obligadas a garantizar la reserva de la información

5. Tipos de Datos Recopilados

5.1 Datos de identificación: nombre, correo electrónico, teléfono, nombre de empresa, cargo

5.2 Datos comerciales: información sobre la actividad empresarial, sector, tamaño del equipo, necesidades de negocio

5.3 Datos financieros: información de facturación y pagos (procesados por terceros autorizados como Wompi)

5.4 Datos de uso: registros de actividad en la plataforma, preferencias de configuración

5.5 Datos de clientes del titular: información que el usuario ingresa en el CRM sobre sus propios clientes y contactos

Nota: No recopilamos datos sensibles (origen racial, orientación política, convicciones religiosas, datos biométricos, datos de salud) salvo que sean estrictamente necesarios y cuenten con autorización expresa.

6. Finalidades del Tratamiento

6.1 Finalidades principales (necesarias para la prestación del servicio):

• Crear y gestionar la cuenta del usuario en la plataforma
• Proveer los servicios contratados (CRM, Contact Center, Cobranza)
• Procesar pagos y gestionar la suscripción
• Generar análisis y recomendaciones personalizadas mediante inteligencia artificial
• Enviar comunicaciones transaccionales (activación de cuenta, confirmaciones de pago, alertas)
• Brindar soporte técnico
• Cumplir obligaciones legales y contractuales

6.2 Finalidades secundarias (requieren consentimiento):

• Enviar comunicaciones comerciales y promocionales
• Realizar estudios de mercado y encuestas de satisfacción
• Mejorar los productos y servicios mediante análisis agregado
• Compartir información con aliados comerciales para ofertas conjuntas

7. Autorización

La recolección y tratamiento de datos personales requiere la autorización previa, expresa e informada del titular. Esta autorización se obtiene al momento del registro en la plataforma, mediante la aceptación expresa de esta política a través de la casilla de verificación en el formulario de registro.

La autorización puede ser revocada en cualquier momento por el titular, mediante solicitud escrita a datos@pine.lat. La revocación no tendrá efectos retroactivos.

8. Derechos del Titular

De conformidad con el artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene los siguientes derechos:

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales
• Solicitar prueba de la autorización otorgada
• Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos personales
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la ley
• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales
• Acceder de forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de tratamiento

9. Procedimiento para Ejercer Derechos

Para ejercer sus derechos como titular, debe:

1. Enviar solicitud escrita a datos@pine.lat
2. Indicar claramente: nombre completo, documento de identidad, descripción de la solicitud, y datos de contacto
3. Adjuntar copia del documento de identidad

Plazos de respuesta:

• Consultas: 10 días hábiles, prorrogables por 5 días hábiles adicionales
• Reclamos: 15 días hábiles, prorrogables por 8 días hábiles adicionales

10. Transferencia y Transmisión de Datos

Los datos personales pueden ser transferidos o transmitidos a terceros ubicados en Colombia o en el exterior, únicamente para las finalidades autorizadas y con las garantías de seguridad adecuadas. Los terceros incluyen:

• Procesadores de pago: Wompi (para el procesamiento de transacciones)
• Servicios de correo: SendGrid (para el envío de correos transaccionales)
• Proveedores de IA: Anthropic, OpenAI (para análisis y recomendaciones - datos anonimizados)
• Servicios de telefonía: proveedores de SIP (para funcionalidades de Contact Center)
• Plataforma de mensajería empresarial: Meta Platforms, Inc. - WhatsApp Business Platform (para usuarios que conectan su cuenta de WhatsApp Business a Pine; ver Política de Privacidad sección 5)
• Infraestructura cloud: proveedores de alojamiento de datos

En todos los casos se verificará que los terceros cuenten con políticas y medidas de seguridad equivalentes o superiores a las establecidas en esta política.

11. Medidas de Seguridad

Pine implementa las siguientes medidas de seguridad:

• Cifrado de datos en tránsito (TLS/SSL) y en reposo
• Hash de contraseñas con algoritmo bcrypt (12 rondas de salt)
• Control de acceso basado en roles por tenant (multitenancy aislado)
• Tokens JWT con expiración para operaciones sensibles
• Monitoreo y auditoría de accesos
• Respaldos periódicos de información
• Capacitación del personal en protección de datos

12. Vigencia y Retención

Esta política entra en vigencia a partir de su publicación en el sitio web. Los datos personales se conservarán durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades del tratamiento y las obligaciones legales aplicables.

Tras la cancelación de la cuenta, los datos se conservan por 30 días (periodo de gracia para recuperación) y posteriormente se eliminan de forma segura, excepto cuando exista obligación legal de conservarlos. Los datos financieros se conservan por el periodo exigido por la normativa tributaria colombiana.

13. Modificaciones

C-Level S.A.S. se reserva el derecho de modificar esta política en cualquier momento. Los cambios serán informados a los titulares a través de los canales habituales (correo electrónico y/o notificación en plataforma) con al menos 15 días de anticipación.

14. Autoridad de Control

La autoridad competente para la vigilancia del cumplimiento de la protección de datos personales en Colombia es la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
Sitio web: www.sic.gov.co
Línea gratuita: 01 8000 910165

15. Contacto

Para cualquier consulta o reclamo relacionado con el tratamiento de datos personales:
Correo: datos@pine.lat
Sitio web: pine.lat